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29. September 2020

Warum Anfragen beantworten, auf die Du keine Lust hast!

In diesem Blogartikel erfährst Du, wie Du mit professionellem Beantworten von Anfragen eine Menge Zeit im Tagesgeschäft sparst, gute Aufträge auf später verschiebst und langfristig mehr Wunschkunden bekommst.

Momentan bekommen viele von uns Dachdeckern mehr Anfragen als wir bearbeiten, bzw. auch ausführen können. Ob das im Hinblick auf Corona und die Delle in der Konjunktur, die uns sicherlich bevor steht, immer so bleibt, ist allerdings fraglich. Momentan haben eben viele von uns noch dieses Luxusproblem.

Und gerade im Hinblick auf die Konjunkturdelle, die wahrscheinlich kommt, müssen wir jetzt richtig handeln. Denn die vielen Anfragen sind momentan eine Riesenchance, aber auch eine große Gefahr. Wenn Du Anfragen für Projekte ignorierst, für die Du keine Zeit oder keine Lust hast oder diese nicht professionell beantwortest, schädigst Du damit nachhaltig dem Ruf Deines Unternehmens.

Warum müssen wir Anfragen absagen?

Dazu möchte ich Euch was erzählen. Wir haben vor ca. 3 Monaten einen neuen Mieter in unsere alte Holzwerkstatt bekommen. Bei der Übergabe haben wir festgestellt, dass der Parkettboden im Büro dringend gereinigt und frisch geölt werden muss. Also habe ich den Bodenleger meines Vertrauens angerufen, der damals auch in meinem Wohnhaus eine hochwertige Arbeit abgeliefert hat. Ich wußte zwar, dass die im Büro schlecht organisiert und eher vertriebsorientiert sind, aber ich wußte auch, dass deren Handwerker richtig gut sind.

Damit die Geschichte nicht zu lang wird,…. mir wurde in den ersten Wochen nach 3 Mal Nachfragen immer wieder versprochen, dass sich der Handwerker meldet. Nichts passiert! Dann 6 Wochen Funkstille, bis ich eine Mail vom Sekretariat bekam, dass der Handwerker leider in den nächsten 2 Monaten keine Zeit hat. 

Hätten die mir von Anfang an gesagt, dass ich 3 Monate oder auch 4 warten muss, und hätten die mir einen ca. Termin gegeben, wann die Arbeiten ausgeführt werden können, ich hätte sicher beauftragt. Aber nach dieser Aktion habe ich jetzt und auch in Zukunft keine Lust mehr auf die. Und was glaubt Ihr, wenn mich jemand nach einem guten Bodenleger fragt? Gebe ich ein Empfehlung? Sicher nicht. Das ist traurig, denn die Jungs auf der Baustelle draussen waren gute Handwerker.

Probleme und Gefahren, wenn Du nicht absagst

Warum man alle Anfragen professionell beantworten sollte

Der Kunde schickt in Zukunft keine Anfragen mehr. Auch nicht, wenn Du wieder Zeit hättest, die Arbeiten auszuführen. Spätestens nach der 3. unbeantworteten Anfrage wird dich dieser Kunde von seiner Liste streichen

Es kostet Nerven. Denn ohne eine Anfrage abzusagen, rufen die Kunden irgendwann bei Dir an und fragen nach, ob sie das Angebot noch bekommen. Das kostet viel Zeit und stört den innerbetrieblichen Arbeitsablauf ungemein.

Du bekommst den Ruf, nie Zeit zu haben. Wenn Du immer nur sagst, dass Du keine Zeit hast, bekommst Du irgendwann den Ruf weg, nie Zeit zu haben. Das spricht sich schnell rum und auch andere Kunden fragen dich nicht mehr an.

Du kannst den Ruf bekommen, arrogant zu sein. Wenn Du sagst, Du möchtest für XY nicht arbeiten, dann kann das arrogant klingen, wenn Du das nicht richtig formulierst. Auch das spricht sich schnell rum und schädigt Deinen Ruf.

Du bekommst den Ruf, eine Apotheke zu sein. Anfragen abzugeben, die man nicht möchte, indem man utopische Preise kalkuliert, ist keine gute Idee. Denn das spricht sich schnell rum und du wirst in Zukunft weniger Anfragen bekommen

Chancen, wenn du Anfragen richtig beantwortest

Chancen, die sich ergeben, wenn man Anfragen professionell absagt.

Absagen spart Zeit. Ein kurzes Absageschreiben per Mail sorgt dafür, dass der Kunde nicht anruft und nachfragt, ob er das Angebot noch bekommt. Denn das unterbricht Dich bei der Arbeit und das nervt.

Absagen sorgt für einen beruhigenden Auftragsvorlauf. Wenn Du bei der Absage schreibst, dass Du den Auftrag nicht zum gewünschten Zeitpunkt, aber dafür später ausführen kannst, kommt es nicht selten vor, dass der Kunde darauf eingeht. Denn was bleibt dem Kunden anderes übrig, wenn die anderen Dachdecker auch keine Zeit haben?

Absagen schafft Dir in Zukunft Wunschkunden und Wunschleistungen, indem Du den Kunden darauf hinweist, dass Du diese Arbeiten nicht ausführen kannst und erklärst, welches deine Zielgruppe ist und auf welche Leistungen Du dich spezialisiert hast. Das spricht sich rum, und Du bekommst in Zukunft die Anfragen, die Du möchtest

Absagen sorgt für Deinen guten Ruf. Kunden sind bei einer kurzen ehrlichen Antwort dankbar, denn dann können sie weiter auf die Suche nach anderen Dachdeckern gehen, ohne Zeit zu verlieren. Wenn Du dann noch eine Empfehlung für sie hast, wird Dich der Kunde nie vergessen und das auch vielen anderen möglichen Kunden erzählen.

Folgende Mustertexte stelle ich Dir zur Verfügung

  • Angebotsabsagen_keine Kapazitäten zum Termin
  • Angebotsabsagen_kein Interesse
  • Angebotsabsagen_kein Interesse-Variante
  • Angebotsabsagen_Weiterleitung an Kollegen
  • Angebotsabsagen_Spezialisierung Leistungen
  • Angebotsabsagen_Spezialisierung Kunden
  • Angebotsabsagen_Einzugsgebiet

7 Textvorlagen um Anfragen zu beantworten, die Dir im Tagesgeschäft viel Zeit sparen, einen beruhigenden Auftragsvorlauf schaffen, und dafür sorgen, dass Du in  Zukunft mehr Wunschkunden hast.

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Mehr Zeit im Tagesgeschäft

Kennt Ihr die Situation? Ein Architekt ruft an, und fragt ob er noch ein Angebot für die angefragten Dachdeckerarbeiten bekommt. Du, aber auch die andern im Büro kennen dieses Projekt nicht und alle gehen auf die Suche. Könnte ja sein, dass es was Interessantes ist. Und dann findest du die Mail in Deinem Papierkorb. Die hattest Du gelöscht, da du die Arbeiten nicht interessant fandest.

Was hat jetzt wohl länger gedauert? Ein kurzes Absageschreiben mit vorformulierten Texten, oder dass 3 Mitarbeiter im Büro diese Anfrage gesucht haben?  Die Absage musstest du anschliessend auch noch schreiben, oder eben anrufen. Hättest ja auch gleich machen können.

Falls Du klar definiert hast, für welche Kunden du arbeitest, welche Leistungen du ausführen möchtest und welches Deine No Go´s sind, kann die Absage auch von Deiner Sekretärin geschrieben werden, ohne dass die Anfrage auf Deinem Schreibtisch landet.

Aufträge auf später verschieben

Aufträge kann man auch auf später verschieben

Du bekommst eine Anfrage für z.B. ein Schieferdach. Das ist genau Dein Ding. Wolltest du schon lange wieder mal ausführen. Kunde passt auch. Leider hast du im angefragten Zeitraum keine Kapazitäten mehr frei und beantwortest die Anfrage daher nicht.

Auch wenn der Kunde sagt, dass das Projekt nicht verschoben werden kann, solltest du ihm klarmachen, dass Du das Projekt zu einem späteren Zeitpunkt gerne ausführen würdest. Denn wenn er Dich wirklich will, dann wartet er auf Dich. Und falls alle, die er angefragt hat, keine Zeit haben, die Arbeiten zum gewünschten Termin auszuführen, stehen die Chancen nicht schlecht, dass Du die Arbeiten zu Deinem Wunschtermin ausführen kannst.

In Zukunft mehr Wunschkunden und Leistungen

Im Optimalfall bekommst Du nur Anfragen von Kunden, die die magst, und auch nur für Leistungen, die perfekt zu Deinem Betrieb passen sowie ne Menge Spaß bereiten und bei denen auch Geld verdient werden kann.

Das ist sicherlich ein erstrebenswertes Ziel, aber die Realität sieht eher anders aus. Es gibt mehr als genug Arbeit,  und trotzdem sind wir leider weit davon entfernt nur Wunschkunden und Wunschpreise  zu haben.

Wenn Du zum Beispiel eine Anfrage für Zimmerarbeiten von einem Kunden bekommst den du magst, aber du keine Zimmerarbeiten ausführst, dann solltest du ihm die Anfrage beantworten und ihm sagen, auf welche Leistungen du Dich spezialisiert hast. Deine Kunden wissen nicht, welche Leistungen Du am liebsten ausführst, wenn es nirgends steht und Du es ihnen auch nicht sagst! Nur so bekommst Du auch in Zukunft mehr Anfragen für die Arbeiten, die Du am liebsten ausführst.

Das gleiche gilt für Kunden. Wenn du am liebsten für Privatkunden arbeitest und zum Beispiel Architekten nicht magst, dann solltest Du das kommunizieren. Schreib Ihnen, dass Dein Betrieb sich auf Privatkunden spezialisiert hat, da Du nur so optimal auf den Bedarf zugeschnittene Lösungen anbieten kannst.

Der Architekt wird dankbar sein, für die ehrliche Antwort und dich vielleicht auch an Privatkunden weiter empfehlen.

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Kontakt und Feedback

Ich freue mich auf Feedback. Hier findest du mich

Beste Grüße
klausvomdach

-keinem Trend folgend-
-versuche immer das Gute im Menschen zu entdecken-
-Zahlenfetischist-
-Splitboardtourengeher-

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