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11. Dezember 2019

Wie organisiere ich meine Dokumente?

Was kann man tun, um Suchzeiten zu minimieren, und wie kann man verhindern, dass Unterlagen nicht mehr auffindbar sind?

Wie schon im ersten Blogartikel geschrieben, benötigt man eine gute Organisation, um seine Werte wie Zuverlässigkeit, Wertschätzung und Termintreue auch umsetzen zu können. Zuverlässig bedeutet natürlich auch, dass Dokumente, die von oder für jemanden abgelegt wurden, auch zuverlässig wiedergefunden werden. Hier erfährst du, wie du eine Struktur und Basis für deine Dokumentenablage schaffst, damit alle Dokumente schnell und einfach auffindbar sind.

Suchzeiten minimieren = gute Laune

Zu dem Thema kann man viele Artikel schreiben. Lege ich meine Dokumente auf Papier ab, oder digital? Wie bezeichne ich Sie? Welches Tool nehme ich dazu? Es gibt inzwischen viele verschiedene Systeme, und dann ist da auch noch die verdammte DSGVO (Datenschutzgrundverordnung). Die muss man ja auch noch beachten.

In diesem Artikel geht es aber nicht darum, welches Tool du nehmen kannst, und auch nicht um die DSGVO. Zuerst geht es um die Struktur, um die optische Wahrnehmung und um die Bezeichnung deiner Dokumente. Das ist die Basis. Das lässt sich auf alle Systeme anwenden, egal ob auf Papier oder digital.

Du bekommst von mir Vorlagen und damit auch Ideen, damit du dir eine bessere Übersicht schaffen, deine Suchzeiten deutlich reduzieren und dadurch deine Laune steigern kannst. Wir haben nämlich alle was gemeinsam. Egal, ob du sehr ordentlich und penibel bist oder dir das Ordnunghalten nicht so liegt: Wir hassen es, zu suchen!

Die Struktur deiner Ablage

Wenn man genauer darüber nachdenkt, welches Dokument wo abgelegt werden soll, stellt man fest, dass es mitunter mehrere Möglichkeiten gibt. Wo kommt die Bonusvereinbarung eines Lieferanten hin und wo meine Liste, in der ich meine VIP-Kunden pflege? Lege ich das neue Angebot für das EDV-System bei Lieferanten ab oder bei Betriebs- und Geschäftsausstattung? Die neue VOB in digitaler Form in Organisation/Information oder beim Qualitätsmanagement? Wo kommen die Baustellenmappen hin und was kommt da rein? Wie schaffe ich es, dass jeder im Team Zugriff auf alle benötigten Informationen und Dokumente hat und nicht jeder sein eigenes Ablagesystem erfindet? Was lege ich in Papierform ab und was digital?

Sicherlich haben viele von euch auch eine Software, ein CRM- oder ein ERP-System, in dem ihr euer Tagesgeschäft abwickelt. Oft gibt es darin die Möglichkeit, die Dokumente zum Projekt abzulegen. Wenn es gut gemacht ist, ist das auch sinnvoll. Hier brauchst du nicht über die Struktur nachzudenken, sie wird vom System vorgegeben. Aber es gibt auch noch recht viel anderes, was man noch hat, und keine Software deckt alles ab.

Wir haben unsere Struktur an das Mappei-System angelehnt und benutzen auch verschiedene Farben für die Ordner. Das System basiert auf Ordnern, in die man Papiere ablegen kann, also nicht digital. Obwohl ich großer Digitalfan bin und vieles bereits in der Cloud habe, möchte ich dieses System nicht missen. Ich glaube sowieso, dass die Vision vom 100 % papierlosen Büro auch in Zukunft nicht sinnvoll umsetzbar ist. Aber das ist ein anderes Thema. (Wenn du mehr über Mappei erfahren willst, informiere dich hier: Website der Firma Mappei)

Du musst aber jetzt aber kein Mappei einführen. Darum geht es in diesem Artikel nicht. Eine Struktur und eine Übersicht, wo du was ablegst, sind auch erforderlich, wenn du klassisch mit Leitz-Ordnern arbeitest oder bereits eine digitale Ablage hast.

Denn auch bei der digitalen Ablage musst du darüber nachdenken, wo du was ablegst und welche Tags oder Bezeichnungen du benutzt, um die Dokumente wiederzufinden. Die Ordnerstruktur oder auch die Verwendung entsprechender Bezeichnungen ist die gleiche wie bei der Ablage auf Papier. Hierbei spielte es auch keine Rolle, ob du klassisch den Explorer benutzt oder bereits eine Software wie z. B. Evernote im Einsatz hast.

Egal ob digital oder in Papierform – beim Suchen geht es immer darum, wo ich etwas abgelegt und wie ich es bezeichnet habe. Mitunter gibt es mehrere sinnvolle Plätze für ein Dokument. Daher ist es praktisch, zu definieren, wo welche Dokumente abgelegt werden sollen.

Hierbei hilft uns unser Übersichtschart. Der liegt auf jedem Arbeitsplatz in Sichtweite. Dort sieht man auf einen Blick, was wo abgelegt ist.

Das Übersichtschart für die Ablage unserer Dokumente.
Klar definierte Ordnerstrukturen sorgen für mehr Entspannung am Arbeitsplatz.

Die Optische Wahrnehmung

Besonders wichtig bei der Ablage ist auch die optische Wahrnehmung und damit zusammenhängend die grafische und textliche Gestaltung.

Bei der Papierablage bewirken Farben eine hervorragende Übersicht und schnelle Auffindbarkeit.

Dabei sollte man auch darüber nachdenken, welche Farbe zu welcher Kategorie passt. Rot ist sicher nicht die richtige Farbe für Finanzen ;-). Die Hängemappen oder Mappei-Mappen (falls du Mappei benutzt) sollte man nicht per Hand beschriften. Wir nutzen dazu den LabelManager von Dymo. Es gibt ihn für PC und Mac und er funktioniert gut. Es gibt auch mobile kleine Drucker, aber wenn man viele Mappen zu beschriften hat, ist eine lokale Lösung am Rechner mit einer ordentlichen Tastatur und auch mit der Möglichkeit, Vorlagen zu erstellen, sicherlich die effizientere Lösung.

In der digitalen Ablage spielt die Farbe keine so große Rolle. Allerdings weiß ich nicht, ob man auf Windows auch den Ordnern Farben zuweisen kann und wie das aussieht. (Bin schon seit 8 Jahren komplett auf Apple umgestiegen und kann daher leider keine Tipps für Windows geben.)

Falls du eine spezielle Software zur Ablage benutzt, werden dir andere Übersichten und Suchfunktionen angeboten. Falls du aber Dokumente noch klassisch im Explorer ablegst, gelten auch hierfür Regeln zur besseren Auffindbarkeit. Das wäre jetzt aber Thema für einen eigenen Artikel. Wenn du dazu mehr wissen willst, google nach „Impulse Ordnerstruktur“. Dort findest du zu dem Thema einen interessanten Artikel.

Dokumente richtig benennen

Hier geht es darum, Regeln für das Benennen von Dokumenten zu erstellen, damit man alles schneller findet. Als Beispiel nehme ich mal Kundendaten. In unserem Fall, da wir ein Handwerksbetrieb sind, haben wir mit folgenden Kundengruppen zu tun: Architekten, Privatkunden, Städte und Kommunen, etc. 

Bei Architekten ist es oft so, dass wir als Handwerksbetrieb mit dem Bauherren, der den Architekten beauftragt hat, nicht viel zu tun haben. Lege ich das Projekt jetzt unter dem Namen des Architekten an oder unter dem Namen des Bauherren?

Bei Städten und Kommunen kann ich jetzt den Kunden z. B. mit „Stadt Waghäusel“, oder „Waghäusel Stadt“ benennen. Das ist ein großer Unterschied, wenn es ans Suchen geht. Wenn noch dazukommt, dass die Sekretärin die Dokumente anders benennt als der Bauleiter, ist das Chaos perfekt. Unter welchem Namen lege ich einen Privatkunden an, wenn die Bauherren zu zweit sind? So ist es oft so bei unverheirateten jungen Paaren. Nehme ich den Namen der Mann oder der Frau?

Wenn es hier keine klaren Regeln gibt, ist viel Sucherei vorprogrammiert. Noch schlimmer ist es, wenn du deinen Kunden am Telefon hast und sein Angebot nicht findest, weil du nicht weißt, wo du es abgelegt hast. Das schafft kein Vertrauen und fühlt sich für beide Seiten blöde an.

Es gibt die Unternehmen, deren Mitarbeitende sofort wissen, wer du bist, schon bevor du am Telefon was gesagt hast. Es gibt auch die, die erst mal suchen müssen, während du in der Warteschleife bist. Von welchem hast du einen besseren Eindruck?

Wir haben für uns folgende Regeln für unsere Kunden und Lieferanten erstellt:

  • Privatkunden legen wir mit Nachnamen und Vornamen an. Bei zwei Namen hat der Mann Vorrang. Das ist nicht ganz gendergerecht, aber die Frauen mögen es mir verzeihen. 🙂
  • Architekten legen wir gar nicht bei den Kunden an. Hier wird immer der Name des Bauherrn genommen.
  • Städte und Kommunen werden nur nach der Stadt benannt, ohne Zusatz von Gemeinde, Stadt oder was auch immer.
  • Kirchen werden nach Kirche-Stadt-Konfession benannt, z. B. Kirche Waghäusel katholisch.
  • Lieferanten werden immer unter dem Namen angelegt. Die Branche kommt danach. So wird z. B. unser Holzlieferant Holz Kunz bei Kunz mit dem Zusatz Holz abgelegt = KunzHolz.

Ich könnte das jetzt noch weiterführen. Es geht aber nicht darum, dass Ihr das genau so umsetzt. Es ist, wenn man es genau nimmt, egal, wie Ihr Eure Dokumente benennt. Wichtig ist nur, dass es sinnvoll aufgebaut ist und dass es alle gleich umsetzen

So setzt du alles um

1. Alle Dokumententypen sammeln

Schreibe auf, welche Dokumente alles in deinem Unternehmen vorkommen, z. B. auf Papier oder in einer Excel-Tabelle. Wenn es Dir hilft, nimm unseren Übersichtschart als Vorlage. Aber bitte nicht „Sonstiges“, „Diverses“ oder „Allgemein“ verwenden. Wir alle kennen und haben diese Ordner. In Ihnen findest du aber nichts auf die Schnelle oder vielleicht gar nicht wieder.

2. In Gruppen zusammenfassen

Fasse alles in Gruppen im Übersichtschart sinnvoll zusammen. Ziel dabei ist, das System möglichst sinnvoll aufzubauen, damit das Finden intuitiv erfolgen kann. Vergib Farben. Es hat sich allgemein bewährt, ca. 7 Gruppen zu erstellen. Das sollte für alles reichen, ohne dass die Übersichtlichkeit verloren geht. Die Kategorie Qualitätsmanagement (QM) solltet Ihr unbedingt anlegen. Auch wenn du kein offizielles QM-System einführst oder einführen willst, kann hier alles rein, was in deinem Unternehmen die Abläufe regelt.

Download – Übersichtschart hier: 

Wenn du damit fertig bist, kommt auch der Übersichtschart in den Ordner Qualitätsmanagement sowie ausgedruckt auf jeden Schreibtisch.

3. Explorer-Struktur

Lege dir auf dem Server eine Ordnerstruktur an, die sich in Reihenfolge und in Bezeichnung an deinem Übersichtschart orientiert.

4. Beschriften der Leitz-Ordner

Orientiere dich auch hier an den Bezeichnungen und Farben deines Übersichtscharts. Beschrifte nicht per Hand, sondern nutze die Vorlage!

5. Beschriften der Mappen

Auch hier gilt: Nicht per Hand beschriften. Falls Du noch nicht weißt wie, google nach Dymo Labeldrucker.  Und bitte das Layout beachten. Nicht die Vorgangsnummer einmal links schreiben und dann wieder rechts. 

6. Regeln aufschreiben

Erstelle ein Dokument, in dem du alles festhältst, z. B. die Regeln, wie du deine Kunden und Lieferanten bezeichnest.

Hier kannst du auch festhalten, welche Dokumente du auf Papier und welche du digital ablegen willst. Gerade in der Übergangszeit der Digitalisierung ist das ein großes Thema. Es ist zwar schön, wenn du alles geregelt hast, aber ärgerlich, wenn du dann nicht weißt, ob du im Schrank oder am Rechner suchen sollst. Es hat sich im Allgemeinen bewährt, nicht alles doppelt abzulegen, sondern entweder in Papierform oder eben digital.

Auch Regeln fürs Layout sollten hier beschrieben werden. Wenn du dich mit dem Schreiben schwertust, mach Fotos von einer fertig beschrifteten Mappe und allem anderen, wie du es haben willst, und fasse sie in diesem Dokument zusammen. In der ISO 9001 bei uns heißt das Dokument „Lenkung von Dokumenten und Daten“. Du kannst es aber z. B. auch „Regeln Dokumente“

DSGVO

Ich bin in Bezug auf die DSGVO kein Spezialist. Da kann ich dir keine Tipps geben, außer dass du fürs Erste deinen logischen Menschenverstand einsetzen solltest. Die Personalakten dürfen natürlich nicht auf dem Server für alle verfügbar sein. Aber ich glaube, das versteht sich von selbst.

Wenn du das willst mit der DSGVO genau umsetzen, solltest du dich an anderer Stelle informieren. Ich finde aber, dass auch hier nicht übertrieben, sondern ein gesunder Mittelweg zum Schutz der Daten gefunden werden sollte.

Wir nutzen eine Cloud für unsere Unternehmensdaten, die ihren Sitz in der Schweiz hat und DSGVO-konform die Daten verwaltet. Aber zur Digitalisierung schreibe ich irgendwann mehr in einem anderen Blogartikel.

Kontakt und Feedback

Ich hoffe du kannst was mit meinem Bericht anfangen. Es würde mich riesig freuen, wenn du deine Suchzeiten und die Momente mit schlechter Laune reduzieren könntest.

Du findest mich, auf Instagram unter @klausvomdach und auf Facebook unter Klaus Marquardt

Du findest unser Unternehmen auf Instagram unter @marquardtdaecher und Facebook unter @marquardtdf

Du kannst auch eine E-Mail schicken an: info@marquardt.gmbh

Gerne kannst du auch eine Bewertung auf Google hinterlassen.

Beste Grüße
klausvomdach

PS.: Möchtest du erfahren, wie du deinen Fokus auf die richtige Zielgruppe legst? Hol dir dazu mein gratis Tool, mit dem du herausfindest, mit welchen Kunden du Geld verdienst und Spaß dabei hast.

 

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